Datenschutz

Verantwortlicher

Für die Datenverarbeitung im Rahmen der Veranstaltung Shoot & Run Bahrdorf 2026 sind gemeinsam verantwortlich:

• TSV Bahrdorf von 1898 e.V., Zum Kämerken 11, 38459 Bahrdorf
• SV Bahrdorf von 1850 e.V., Schulstraße 2, 38459 Bahrdorf

E-Mail TSV: [email protected]
E-Mail SV: [email protected]

Die Veranstaltungswebsite ist erreichbar unter: shootandrun.ncsfb.de

Anmeldung über Nextcloud Forms

Die Anmeldung zur Veranstaltung erfolgt über Nextcloud Forms, ein datenschutzfreundliches Open-Source-Formular-Tool. Die Nextcloud-Instanz wird auf einem eigenen Server in Deutschland betrieben. Eine Übermittlung von Daten an Drittländer oder externe Cloud-Dienste findet nicht statt.

Beim Aufruf und Absenden des Anmeldeformulars können technische Protokolldaten (z. B. Zeitstempel, IP-Adresse, User-Agent) anfallen. Diese dienen ausschließlich der Sicherheit und Fehleranalyse.

Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre Daten, um:

• Ihre Anmeldung (Einzelstart / Staffel) zu erfassen und die Veranstaltung organisatorisch durchzuführen (z. B. Startplanung, Kommunikation, Ergebnisermittlung).
• Start- und Ergebnislisten zu erstellen sowie das Wettkampfergebnis auszuwerten.
• die Sicherheit und den störungsfreien Betrieb der IT (Nextcloud) zu gewährleisten (z. B. Protokolldaten/Logs zur Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr).

Welche Daten verarbeiten wir?

Je nach Formularfeldern insbesondere:

• Meldedaten: Name, Teamname, Startkategorie/Altersklasse (Einzelstart 12–15 J., Einzelstart 16–99+ J., Staffel), ggf. Vereinszugehörigkeit.
• Kontaktdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer der Kontaktperson.
• Altersdaten: Geburtsjahr, -monat, -tag (zur Altersklasseneinteilung und Prüfung der Mindestteilnahmebedingungen ab 12 Jahren).
• Einverständniserklärung: Bei Teilnehmenden unter 18 Jahren: schriftliche Einwilligung eines Erziehungsberechtigten.
• Wettkampf-/Ergebnisdaten: Startnummer, Zeiten, Platzierung, Teamzuordnung.
• Einwilligungsangaben (Checkboxen) inkl. Widerrufsdokumentation, soweit erteilt.
• Technische Protokolldaten: Zeitstempel, IP-Adresse, User-Agent beim Formularaufruf/-absenden.

Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Grundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Durchführung der Anmeldung und Teilnahmeorganisation.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen, z. B. IT-Sicherheit, Schutz vor Missbrauch, organisatorische Durchführung.
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung, z. B. für Foto- und Namensveröffentlichungen.

Empfänger / Kategorien von Empfängern

Zugriff erhalten nur Personen und Stellen, die dies für die genannten Zwecke benötigen (Need-to-know-Prinzip). Mögliche Empfänger sind:

• Interne Veranstaltungsleitung und Orga-Team von TSV und SV Bahrdorf
• Ggf. externer Zeitnehmer
• Ggf. Sanitätsdienst / medizinisches Personal (nur im erforderlichen Umfang)
• Ggf. Fotograf / Presse sowie Website- und Social-Media-Veröffentlichungen
• Technischer Betreiber der Nextcloud-Instanz als IT-Dienstleister, soweit im Auftrag handelnd

Serverstandort und Drittlandübermittlung

Die gesamte Datenverarbeitung – einschließlich der Anmeldung über Nextcloud Forms und des Betriebs der Veranstaltungswebsite – erfolgt auf Servern in Deutschland, innerhalb der EU/des EWR. Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer findet nicht statt.

Veröffentlichungen (Startlisten, Ergebnislisten, Fotos)

• Start-/Ergebnislisten: Werden veröffentlicht, beschränken wir die Angaben auf ein Minimum (typisch: Name, Vereins-/Teamzugehörigkeit, Ergebnis, ggf. Geburtsjahrgang).
• Fotos/Videos: Eine Veröffentlichung von Fotos einzelner Personen im Internet wird im Regelfall nur nach Einwilligung vorgenommen. Die Ablehnung darf keine Nachteile für die Teilnahme haben.

Speicherdauer

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist.

• Anmelde-/Kontaktdaten: Bis Abschluss der Veranstaltung und Nachbearbeitung, danach Löschung bzw. Minimierung.
• Ergebnisdaten: Interne Dokumentation ggf. länger, aber mit eingeschränktem Zugriff; Online-Veröffentlichungen nur angemessen befristet.
• Einwilligungsnachweise: Solange die darauf gestützte Verarbeitung läuft und für Nachweiszwecke bis zur regelmäßigen Verjährung (i. d. R. 3 Jahre).
• Steuer-/Buchhaltungsunterlagen (falls vorhanden): Nach AO-Aufbewahrungsfristen, je nach Unterlagenart 10 bzw. 8 Jahre.

Sicherheitsmaßnahmen (TOM)

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Beim Betrieb der Nextcloud werden insbesondere umgesetzt:

• Verschlüsselte Verbindung (HTTPS) und HSTS/Redirect nach Hardening-Empfehlungen
• Schutz vor Brute-Force / Rate-Limiting
• Logging- und Audit-Funktionen zur Sicherheits- und Fehleranalyse
• Berechtigungskonzept (Need-to-know) und Löschkonzept

Minderjährige Teilnehmende

Die Veranstaltung ist ab 12 Jahren zugänglich. Bei minderjährigen Teilnehmenden (unter 18 Jahren) sind Einwilligungen – insbesondere für Foto-/Online-Veröffentlichungen und etwaige Gesundheitsdaten – grundsätzlich durch Sorgeberechtigte zu erteilen. Je nach Einsichtsfähigkeit kann zusätzlich oder alternativ die Einwilligung des Minderjährigen erforderlich sein.

Ihre Rechte

Sie haben, je nach Voraussetzungen, folgende Rechte gegenüber uns als Verantwortliche:

Wenn wir Daten auf Basis Ihrer Einwilligung verarbeiten, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Freiwilligkeit und Pflichtangaben

Pflichtfelder sind im Anmeldeformular als solche gekennzeichnet. Ohne die erforderlichen Angaben ist eine Teilnahmeorganisation nicht möglich. Freiwillige Angaben (insbesondere Gesundheitsangaben und Foto-/Veröffentlichungseinwilligungen) sind nicht Voraussetzung für die Teilnahme, soweit nicht ausdrücklich anders ausgewiesen.

Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Ihrem Arbeitsplatz oder am Ort des mutmaßlichen Verstoßes.

Zuständige Aufsichtsbehörde für Niedersachsen:

• Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
  www.lfd.niedersachsen.de

Externe Dienste auf dieser Website

Diese Website bindet folgende externe Dienste ein, bei deren Aufruf technisch die IP-Adresse des Besuchers an den jeweiligen Anbieter übermittelt wird. Eine Einflussnahme darauf ist nicht möglich. Die Einbindung erfolgt auf Basis von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer technisch einwandfrei dargestellten Website).